Ufficio Archivio, Protocollo, Albo Pretorio e Relazioni con il Pubblico

L'ufficio gestisce la documentazione ufficiale dell'ente, cura l'archiviazione e il protocollo degli atti, mantiene l'Albo Pretorio e gestisce le relazioni con i cittadini.

Argomenti

Accesso all'informazione

Comunicazione istituzionale

Trasparenza amministrativa

Competenze

Il Servizio provvede alla protocollazione, classificazione e smistamento agli Uffici della posta in arrivo, affrancazione e spedizione della corrispondenza, provvede quindi alla:

tenuta del protocollo generale, protocollo riservato e repertorio fascicoli;
ricevimento, registrazione, e consegna degli atti civili e penali depositati ai sensi di legge.

Il Servizio provvede all’attuazione di tutte le attività ausiliarie, di custodia degli Uffici comunali e di supporto al funzionamento dei servizi agli organi istituzionali, per le quali:

cura della pubblicazione di atti all’Albo Pretorio e dell’esposizione di Bandiere e Gonfalone;
provvede alla custodia dei locali della Sede Comunale.

In quanto assegnatario delle competenze per le relazioni con il pubblico, l’attività di questo Servizio è finalizzata a:

dare attuazione al principio della trasparenza dell’attività amministrativa, al diritto di accesso alla documentazione e a una corretta informazione;
rilevare sistematicamente i bisogni e il livello di soddisfazione dell’utenza per i servizi erogati e collaborare per adeguare conseguentemente i fattori che ne determinano la qualità;
proporre adeguati correttivi per favorire l’ammodernamento delle strutture, le semplificazione dei linguaggi e l’aggiornamento delle modalità con cui l’Amministrazione si propone all’utenza;
ricerca ed analisi finalizzate alla formulazione di proposte alla propria Amministrazione sugli aspetti organizzativi e logistici del rapporto con l'utenza;
promozione e realizzazione di iniziative di comunicazione di pubblica utilità per assicurare la conoscenza di normative, strutture pubbliche e servizi erogati e l’informazione sui diritti dell’utenza nei rapporti con l’Amministrazione.

Cura le attività relative alla partecipazione popolare, alle formazioni sociali, e a quelle del volontariato. Cura l'attività rivolta al cittadino, informazioni di carattere generale rivolte all'Ente e provvede quindi alla definizione delle attività seguenti:

ricevimento dei reclami e modalità di risposta e istruttoria delle istanze richieste e petizioni;
rapporti con Enti, Aziende, Consulte e Associazioni varie.

Tipologia di organizzazione

Ufficio -

Area di riferimento

Area 1 - Affari Generali e Istituzionali

In questa Area sono raggruppate attività che rappresentano il supporto della struttura comunale e dell'attività di decisione degli Organi elettivi.

A questa Area fanno riferimento le altre aree di intervento per la consulenza sul funzionamento del sistema informatico comunale, nonché gli ambiti specifici di intervento alla progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa del sistema informativo automatizzato comunale, e quanto attiene all’acquisizione di beni e servizi necessari.

Collabora alla determinazione della politica informatica dell’Ente, ne cura l’attuazione, ne vigila la gestione, lo sviluppo e l’innovazione. Fornisce a tutto l’Ente i Gestisce con visione unitaria, rispondente alle politiche individuate, tutti gli acquisti di macchine e di programmi dell’Ente e ne cura la gestione e manutenzione.

In particolare si occupa di: